Termeni și condiții HNC Invoices

1. Identitatea Furnizorului

Aplicația software HNC Invoices este dezvoltată, deținută și operată de:

SC Hygeia New Concept SRL

CUI/CIF: 43563547

Nr. Reg. Com.: J2021000068047

Sediu social: Bulevardul Unirii nr. 74, Bacău, România

Email suport: support@hygeianewconcept.ro

În cuprinsul prezentului document, SC Hygeia New Concept SRL va fi denumită în continuare „Furnizorul”, iar persoana fizică autorizată, persoana juridică sau altă entitate care utilizează aplicația va fi denumită „Utilizatorul”.

2. Obiectul Termenilor și Condițiilor

Prezentul document reglementează condițiile în care Utilizatorul poate instala, accesa și utiliza aplicația HNC Invoices, inclusiv versiunea gratuită, funcționalitățile pe bază de cont, funcționalitățile premium, abonamentele, actualizările, modulele, integrările și serviciile asociate.

Acești Termeni și Condiții constituie acordul contractual dintre Furnizor și Utilizator cu privire la utilizarea aplicației HNC Invoices.

3. Documente contractuale și ordinea de prioritate

Relația contractuală dintre Furnizor și Utilizator este guvernată de următoarele documente:

a) prezentul document – Termeni și Condiții;

b) Politica de Confidențialitate;

c) Acordul de Licență Software (EULA).

În caz de neconcordanță:

• în materia protecției datelor cu caracter personal, prevalează Politica de Confidențialitate;

• în materia licenței software și a drepturilor de utilizare a aplicației, prevalează EULA;

• în celelalte aspecte contractuale și comerciale, prevalează prezentul document.

4. Acceptarea Termenilor

Prin instalarea aplicației, bifarea opțiunii de acceptare în instalator, accesarea sau utilizarea efectivă a aplicației, Utilizatorul confirmă că a citit, a înțeles și a acceptat prezentul document, precum și documentele la care acesta face trimitere.

Dacă Utilizatorul nu este de acord cu acești Termeni și Condiții, nu are dreptul să instaleze, acceseze sau utilizeze aplicația.

Utilizarea versiunii gratuite a aplicației implică, de asemenea, acceptarea prezentelor condiții.

5. Destinația aplicației. Utilizare exclusiv profesională

HNC Invoices este concepută și oferită exclusiv pentru utilizare în cadrul activităților economice și profesionale, de către:

• societăți comerciale;

• persoane fizice autorizate;

• întreprinderi individuale;

• întreprinderi familiale;

• profesioniști;

• alte entități care emit facturi în contextul activității lor.

Aplicația nu este destinată utilizării în scop personal, privat sau de consum.

Prin utilizarea aplicației, Utilizatorul declară și garantează că acționează în scop profesional sau economic și că are dreptul să utilizeze aplicația în numele său sau al entității pe care o reprezintă.

6. Eligibilitate și reprezentare

Utilizatorul trebuie să aibă capacitatea legală de a încheia acte juridice și, după caz, autoritatea de a reprezenta entitatea în numele căreia utilizează aplicația.

Dacă o persoană utilizează aplicația în numele unei societăți sau altei entități, respectiva persoană declară și garantează că are autoritatea necesară pentru a accepta acești Termeni și Condiții în numele acelei entități.

7. Descrierea aplicației și natura serviciului

HNC Invoices este o aplicație software de facturare care poate include, fără a se limita la:

• generarea de facturi;

• gestionarea datelor emitentului;

• gestionarea datelor clienților;

• gestionarea produselor și serviciilor;

• gestionarea seriilor și numerotării documentelor;

• generarea documentelor în format PDF și/sau XML;

• integrarea cu sisteme externe, inclusiv RO e-Factura;

• funcționalități de cont, sincronizare, autentificare și abonare;

• alte funcționalități adăugate în timp.

Aplicația este furnizată ca instrument software de asistență pentru activitatea de facturare. Furnizorul nu oferă prin această aplicație servicii de contabilitate, consultanță fiscală, consultanță juridică sau reprezentare în fața autorităților.

8. Versiunea gratuită

Furnizorul poate oferi o versiune gratuită a aplicației, care permite emiterea a maximum 10 facturi pe lună, pe perioadă nedeterminată, atât timp cât această facilitate este menținută de Furnizor.

Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica, suspenda sau elimina, integral sau parțial, funcționalitățile versiunii gratuite, limita lunară sau condițiile de utilizare ale acesteia, cu notificarea Utilizatorului în măsura în care acest lucru este rezonabil posibil.

Versiunea gratuită este supusă acelorași reguli generale de utilizare, limitări de răspundere și obligații ale Utilizatorului ca și versiunile plătite, cu excepția drepturilor care se aplică exclusiv abonaților activi.

9. Contul Utilizatorului

Pentru anumite funcționalități, în special pentru activarea unui abonament, sincronizare între dispozitive sau integrarea cu anumite servicii externe, poate fi necesară crearea unui cont.

Utilizatorul este responsabil pentru:

• furnizarea unor informații complete, actuale și corecte;

• păstrarea confidențialității datelor de autentificare;

• toate acțiunile efectuate prin contul său, cu excepția situațiilor dovedite de acces neautorizat care nu îi sunt imputabile;

• notificarea fără întârziere a Furnizorului dacă suspectează acces neautorizat la cont.

Furnizorul are dreptul să refuze crearea unui cont sau să suspende accesul la cont în caz de suspiciune rezonabilă de fraudă, utilizare abuzivă, încălcare a legii sau încălcare a prezentelor condiții.

10. Date și conținut introduse de Utilizator

Utilizatorul este singurul responsabil pentru toate datele, informațiile și documentele introduse, generate, importate, exportate, transmise sau gestionate prin intermediul aplicației, inclusiv:

• datele firmei;

• codurile fiscale;

• datele clienților;

• datele produselor și serviciilor;

• prețurile;

• cotele de TVA;

• seriile și numerele facturilor;

• datele bancare;

• mențiunile introduse în documente;

• documentele transmise prin integrarea cu sisteme externe.

Utilizatorul garantează că datele introduse sunt corecte, complete, actuale și utilizate în mod legal.

11. Obligațiile Utilizatorului

Utilizatorul se obligă:

• să utilizeze aplicația în conformitate cu legea și cu prezentul document;

• să verifice întotdeauna înainte de emitere sau transmitere corectitudinea facturilor și a oricăror alte documente generate;

• să nu folosească aplicația pentru activități ilicite, frauduloase, înșelătoare sau contrare ordinii publice;

• să nu încerce să eludeze limitările tehnice sau comerciale ale aplicației;

• să nu utilizeze aplicația într-un mod care poate afecta securitatea, funcționarea sau integritatea acesteia;

• să instaleze actualizările obligatorii comunicate de Furnizor atunci când acestea sunt necesare pentru legalitate, securitate sau funcționare corectă;

• să asigure, în mod rezonabil, securitatea dispozitivelor și mediilor locale pe care utilizează aplicația.

12. Rolul Furnizorului și limitele serviciului

Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru ca aplicația să funcționeze corect și să reflecte cerințele generale aplicabile funcționalităților implementate la momentul respectiv.

Totuși, Utilizatorul înțelege și acceptă expres că:

• aplicația este un instrument software, nu un substitut pentru analiza contabilă, fiscală sau juridică;

• orice document generat trebuie verificat de Utilizator înainte de utilizare, emitere sau transmitere;

• Furnizorul nu garantează că aplicația este adecvată tuturor situațiilor particulare de natură fiscală, contabilă, juridică sau operațională ale fiecărui Utilizator.

13. Conformitatea fiscală și responsabilitatea pentru facturi

Furnizorul urmărește, în mod rezonabil, ca funcționalitățile implementate în aplicație să fie compatibile cu legislația română relevantă pentru facturare, în măsura în care aceasta este aplicabilă și tehnic implementabilă.

Cu toate acestea, responsabilitatea finală și exclusivă pentru legalitatea, exactitatea, caracterul complet și conformitatea fiscală a facturilor aparține Utilizatorului.

În mod expres, Utilizatorul este responsabil pentru:

• alegerea corectă a datelor înscrise pe factură;

• alegerea și verificarea cotei de TVA;

• verificarea încadrării fiscale a operațiunii;

• verificarea datelor clientului;

• verificarea datelor propriei companii;

• verificarea seriilor, numerotării și datei documentului;

• verificarea oricăror mențiuni obligatorii sau situații speciale impuse de lege.

Furnizorul nu răspunde pentru erori, prejudicii, sancțiuni, penalități, accesorii, întârzieri, refuzuri sau consecințe negative care rezultă din:

• date greșite, incomplete sau înșelătoare introduse de Utilizator;

• setări greșite făcute de Utilizator;

• utilizarea necorespunzătoare a aplicației;

• neinstalarea actualizărilor obligatorii;

• interpretarea greșită a legislației de către Utilizator;

• lipsa verificării documentului final înainte de emitere sau transmitere.

14. Situații în care Furnizorul poate răspunde

În limita permisă de lege și sub rezerva celorlalte prevederi din prezentul document, Furnizorul poate răspunde numai pentru prejudiciul direct dovedit, suferit de Utilizator, exclusiv în măsura în care acesta a fost cauzat în mod direct de o defecțiune a aplicației, de un defect de generare sau de o eroare tehnică imputabilă Furnizorului, iar Utilizatorul demonstrează cumulativ că:

• a utilizat aplicația conform destinației și instrucțiunilor rezonabile de utilizare;

• a introdus date corecte și complete;

• a avut instalată o versiune actualizată și, după caz, actualizarea obligatorie relevantă;

• eroarea nu a fost cauzată de un serviciu extern, de sistemul de operare, de configurația dispozitivului sau de un serviciu terț;

• a notificat Furnizorul într-un termen rezonabil după constatarea problemei;

• a luat măsuri rezonabile pentru limitarea prejudiciului;

• prejudiciul invocat este direct, real și dovedibil.

15. Integrări și sisteme externe, inclusiv RO e-Factura

Aplicația poate interacționa cu servicii, platforme, infrastructuri sau API-uri operate de terți, inclusiv:

• EuPlătesc;

• servicii de găzduire sau infrastructură;

• servicii de email;

• sisteme sau platforme operate de autorități publice;

• sistemul național RO e-Factura.

Furnizorul nu garantează disponibilitatea permanentă, continuitatea, viteza, compatibilitatea ori neschimbarea acestor servicii externe.

Furnizorul nu răspunde pentru:

• indisponibilitatea temporară sau permanentă a sistemelor externe;

• modificări legislative, tehnice sau procedurale impuse de autorități sau terți;

• erori, întârzieri, respingeri sau blocaje generate de sisteme externe;

• suspendarea, limitarea sau întreruperea serviciilor oferite de terți;

• incompatibilități survenite ca urmare a unor schimbări externe independente de voința Furnizorului.

În ceea ce privește RO e-Factura, Utilizatorul rămâne responsabil pentru verificarea documentelor, pentru îndeplinirea obligațiilor sale legale și pentru monitorizarea obligațiilor care îi revin față de autoritățile competente.

16. Date stocate local și copii de siguranță

În forma actuală a aplicației, anumite date pot fi stocate local pe dispozitivul Utilizatorului.

Utilizatorul este singurul responsabil pentru:

• realizarea copiilor de siguranță;

• protecția dispozitivului și a mediului de stocare;

• exportul și conservarea datelor proprii.

Furnizorul nu garantează păstrarea permanentă a datelor stocate local și nu răspunde pentru pierderea, deteriorarea, coruperea sau inaccesibilitatea acestora, cu excepția cazului în care prejudiciul rezultă direct și exclusiv dintr-o eroare tehnică imputabilă Furnizorului, dovedită în condițiile prevăzute de prezentul document.

17. Abonamente

Anumite funcționalități ale aplicației sunt disponibile numai pe baza unui abonament activ.

Prețurile, planurile și beneficiile aferente pot fi afișate în aplicație, pe pagina dedicată aplicației ori în cadrul procesului de achiziție.

Plata abonamentelor este procesată prin intermediul unui furnizor terț de plăți, în prezent EuPlătesc. Furnizorul nu stochează integral datele cardului bancar al Utilizatorului.

Pentru abonamentele recurente, prima plată poate implica autorizarea cardului pentru reînnoiri viitoare. Reînnoirile ulterioare sunt inițiate de Furnizor prin mecanismele tehnice puse la dispoziție de procesatorul de plăți, în conformitate cu planul ales de Utilizator și cu perioada de facturare aplicabilă.

Furnizorul poate utiliza confirmări tehnice primite de la procesatorul de plăți, inclusiv callback-uri, răspunsuri server-to-server și verificări de status ale tranzacțiilor, pentru activarea, menținerea, suspendarea, reactivarea sau actualizarea abonamentului.

Activarea abonamentului este condiționată de finalizarea cu succes a plății.

18. Reînnoire automată și anulare

Abonamentele se reînnoiesc automat la finalul fiecărei perioade de facturare, dacă nu sunt anulate înainte de data reînnoirii.

În cazul în care plata recurentă nu poate fi procesată la data scadenței, abonamentul poate intra într-o perioadă de grație stabilită de Furnizor. Pe durata perioadei de grație, Furnizorul poate permite temporar accesul la funcționalitățile aferente abonamentului, fără ca acest lucru să constituie o renunțare la dreptul de a suspenda sau înceta accesul în lipsa plății.

Furnizorul poate reîncerca debitarea cardului sau poate permite Utilizatorului să reîncerce plata manual din aplicație, în măsura în care această funcționalitate este disponibilă. Confirmarea plății poate necesita un interval tehnic de verificare.

Dacă plata este confirmată cu succes, abonamentul va fi reactivat sau menținut activ, iar perioada de abonament va fi actualizată conform planului aplicabil.

Dacă plata nu este confirmată în perioada de grație ori după încercările rezonabile de reînnoire, Furnizorul poate suspenda sau înceta accesul la funcționalitățile premium, iar contul poate reveni la planul gratuit, dacă acesta este disponibil.

Utilizatorul poate solicita anularea abonamentului în orice moment prin mecanismele puse la dispoziție de Furnizor. Anularea împiedică reînnoirea viitoare, însă nu produce efect retroactiv și nu conduce automat la rambursarea perioadei deja achitate. Abonamentul rămâne activ până la expirarea perioadei de facturare deja plătite.

19. Regimul Earlybird

Pentru anumite planuri promoționale marcate ca Earlybird, Furnizorul poate acorda un preț promoțional special.

Dacă Utilizatorul dobândește în mod valabil un astfel de plan, prețul Earlybird rămâne rezervat acelui Utilizator pe termen nelimitat și poate fi utilizat din nou inclusiv după anularea și reactivarea ulterioară a abonamentului, cu condiția ca:

• planul Earlybird să fi fost dobândit în mod legitim;

• contul Utilizatorului să nu fi fost suspendat sau închis pentru fraudă, abuz sau încălcarea prezentelor condiții;

• reactivarea să fie făcută pe același cont sau pe baza unei identificări rezonabile stabilite de Furnizor;

• Furnizorul să poată identifica în mod rezonabil istoricul promoției și legătura dintre Utilizator și beneficiul Earlybird.

Furnizorul poate acorda, la discreția sa exclusivă, beneficii suplimentare viitoare Utilizatorilor Earlybird, fără ca acestea să devină obligații permanente dacă nu sunt comunicate expres ca atare.

20. Politica de rambursare

Utilizatorul poate solicita rambursarea sumelor plătite pentru abonament, după cum urmează:

• în termen de 15 zile calendaristice de la achiziție, dacă aplicația nu a fost utilizată deloc în cadrul contului respectiv;

• în termen de 7 zile calendaristice de la achiziție, dacă în cadrul contului respectiv au fost generate cel mult 2 facturi și nu a fost utilizată integrarea e-Factura.

În sensul prezentului articol, „utilizare” poate include, fără limitare, generarea de facturi, utilizarea integrării e-Factura sau alte acțiuni relevante de utilizare identificate în mod rezonabil la nivelul contului.

Nu sunt eligibile pentru rambursare:

• abonamentele pentru care au fost generate mai mult de 2 facturi;

• abonamentele pentru care a fost utilizată integrarea e-Factura;

• solicitările transmise peste termenele menționate mai sus;

• situațiile în care există indicii rezonabile de utilizare abuzivă, de încercare de eludare a politicii comerciale ori de obținere nejustificată a unui beneficiu.

Rambursările se analizează de Furnizor în funcție de activitatea contului și de datele de utilizare relevante. Aprobarea unei rambursări se face după verificarea condițiilor de eligibilitate.

Furnizorul își rezervă dreptul de a refuza rambursarea în caz de abuz, fraudă, denaturare a situației de fapt sau încălcare a prezentelor condiții.

21. Modificarea prețurilor și a planurilor

Furnizorul poate modifica în viitor prețurile, planurile, funcționalitățile incluse sau structura comercială a abonamentelor.

Orice modificare a prețului pentru abonamentele obișnuite va produce efecte pentru perioadele viitoare de facturare, după informarea Utilizatorului într-un termen rezonabil.

Prezenta clauză nu aduce atingere regimului special aplicabil abonamentelor Earlybird, astfel cum este descris la art. 19.

22. Actualizări, mentenanță și actualizări obligatorii

Furnizorul poate lansa actualizări, remedieri, patch-uri, modificări de interfață, funcționalități noi sau retrageri de funcționalități.

Unele actualizări pot fi marcate ca obligatorii, în special atunci când sunt necesare pentru:

• conformitate legală sau fiscală;

• securitate;

• corectarea unor erori semnificative;

• menținerea compatibilității cu sisteme externe;

• prevenirea generării de documente neconforme ori eronate.

Dacă Utilizatorul refuză sau omite instalarea unei actualizări obligatorii, Furnizorul poate limita, suspenda sau bloca anumite funcționalități ale aplicației până la instalarea versiunii necesare.

Furnizorul nu răspunde pentru consecințele rezultate din utilizarea unei versiuni depășite a aplicației atunci când o actualizare obligatorie a fost pusă la dispoziția Utilizatorului în mod rezonabil.

23. Disponibilitate și lipsa garanției de funcționare neîntreruptă

Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru funcționarea aplicației, însă nu garantează că aceasta va fi disponibilă permanent, fără erori, fără întreruperi sau fără incompatibilități.

Pot exista întreruperi cauzate de:

• mentenanță;

• actualizări;

• probleme tehnice;

• defecțiuni ale infrastructurii;

• acțiuni ale terților;

• modificări legislative sau tehnice externe;

• evenimente de forță majoră sau caz fortuit.

Aplicația este furnizată, în măsura permisă de lege, pe baza principiului „ca atare” și „în măsura disponibilității”, fără garanții suplimentare exprese privind adecvarea pentru un scop particular.

24. Proprietate intelectuală

Toate drepturile asupra aplicației HNC Invoices, inclusiv asupra codului sursă, codului obiect, interfeței, structurii, denumirii, siglei, designului, conținutului, bazelor de date, materialelor asociate și documentației, aparțin Furnizorului și/sau licențiatorilor săi, după caz.

Utilizatorul nu dobândește niciun drept de proprietate asupra aplicației, ci doar un drept limitat de utilizare, în condițiile stabilite prin acești Termeni și Condiții și prin EULA.

25. Utilizări interzise

Este interzisă, în măsura permisă de lege și cu excepția cazurilor în care legea impune altfel:

• copierea, distribuirea, sublicențierea, revânzarea sau punerea la dispoziția terților a aplicației;

• decompilarea, ingineria inversă, dezansamblarea sau tentativa de extragere a codului sursă;

• ocolirea măsurilor tehnice de protecție;

• utilizarea aplicației pentru a dezvolta un produs concurent pe baza copierii neautorizate a soluției;

• utilizarea aplicației într-un mod care afectează infrastructura sau securitatea Furnizorului.

26. Limitarea răspunderii

În măsura maxim permisă de lege, Furnizorul nu răspunde pentru:

• prejudicii indirecte;

• pierdere de profit;

• pierdere de oportunitate;

• pierdere de date;

• pierdere comercială;

• afectarea reputației;

• sancțiuni, amenzi, penalități sau accesorii fiscale, cu excepția cazului în care Utilizatorul dovedește că acestea au rezultat direct și exclusiv dintr-o eroare tehnică imputabilă Furnizorului, în condițiile art. 14.

Răspunderea totală, cumulată, contractuală, delictuală sau de orice altă natură, a Furnizorului față de Utilizator, rezultată din sau în legătură cu aplicația, nu poate depăși echivalentul a cinci (5) ori valoarea totală a abonamentelor plătite de Utilizator în ultimele 12 luni anterioare producerii evenimentului care a generat pretenția.

Dacă Utilizatorul nu a plătit niciun abonament în ultimele 12 luni, răspunderea Furnizorului este limitată la suma de 100 RON, în măsura permisă de lege.

Nicio prevedere din prezentul document nu exclude sau limitează răspunderea care nu poate fi exclusă ori limitată potrivit legii aplicabile.

27. Despăgubirea Furnizorului

Utilizatorul se obligă să despăgubească și să țină neprejudiciat Furnizorul pentru orice pretenții, costuri, cheltuieli, pierderi sau răspunderi rezultate din:

• încălcarea prezentelor condiții de către Utilizator;

• utilizarea nelegală a aplicației;

• date sau documente introduse de Utilizator cu încălcarea legii sau a drepturilor terților;

• folosirea abuzivă a integrărilor sau a funcționalităților aplicației.

Această clauză se aplică în măsura permisă de lege și numai pentru situațiile imputabile Utilizatorului.

28. Suspendare și încetare

Furnizorul poate suspenda imediat, temporar sau definitiv, accesul Utilizatorului la aplicație, cont sau anumite funcționalități dacă există motive rezonabile să considere că Utilizatorul:

• a încălcat prezentul document;

• folosește aplicația în mod fraudulos sau abuziv;

• încearcă să compromită securitatea aplicației;

• utilizează aplicația în scopuri ilegale;

• produce riscuri tehnice, juridice sau reputaționale pentru Furnizor.

Suspendarea sau încetarea nu aduce atingere dreptului Furnizorului de a solicita repararea prejudiciilor cauzate.

29. Ștergerea contului

Utilizatorul poate solicita ștergerea contului prin transmiterea unei cereri la adresa de suport indicată în prezentul document.

Furnizorul va analiza și procesa cererea într-un termen de până la 30 de zile calendaristice de la primirea solicitării, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare a anumitor date și sub rezerva necesității de a verifica identitatea solicitantului.

Ștergerea contului nu afectează:

• obligațiile deja scadente;

• drepturile dobândite anterior de părți;

• datele care trebuie păstrate conform legii sau pentru apărarea unui drept în justiție.

30. Forță majoră și caz fortuit

Furnizorul nu răspunde pentru neexecutarea sau executarea cu întârziere a obligațiilor sale atunci când aceasta este cauzată de evenimente aflate în afara controlului său rezonabil, inclusiv:

• întreruperi de internet sau energie;

• atacuri cibernetice de amploare;

• indisponibilitatea unor servicii terțe;

• măsuri ale autorităților;

• schimbări legislative sau tehnice bruște;

• evenimente naturale;

• conflicte de muncă;

• alte situații de forță majoră sau caz fortuit.

31. Modificarea Termenilor și Condițiilor

Furnizorul poate modifica prezentul document pentru motive legitime, inclusiv:

• schimbări legislative;

• schimbări tehnice;

• schimbări comerciale;

• extinderea sau restrângerea funcționalităților;

• clarificarea unor reguli contractuale.

Versiunea actualizată va fi publicată la adresa indicată de Furnizor și/sau comunicată prin aplicație.

Dacă modificările sunt semnificative, Utilizatorului i se poate solicita acceptarea noii versiuni înainte de continuarea utilizării aplicației.

Continuarea utilizării aplicației după intrarea în vigoare a noii versiuni, în măsura în care o nouă acceptare expresă nu este cerută, constituie acceptarea noilor Termeni și Condiții.

32. Legea aplicabilă și jurisdicția

Prezentul document este guvernat de legea română.

Orice litigiu decurgând din sau în legătură cu utilizarea aplicației ori cu prezentul document va fi soluționat de instanțele competente din România, dacă legea aplicabilă nu prevede altfel în mod imperativ.

33. Limba documentului

Prezentul document este redactat în limba română.

În cazul în care Furnizorul pune la dispoziție și o traducere în altă limbă, versiunea în limba română va prevala în caz de neconcordanță, în măsura permisă de lege.

34. Contact

Pentru întrebări, notificări, sesizări, solicitări de suport sau cereri privind contul, Utilizatorul poate contacta Furnizorul la:

support@hygeianewconcept.ro